Los siguientes puntos, pueden resultar en multas en promedio de B/.1,000 cada una si no son atendidas a tiempo.

 

CERTIFICACIÓN DE METODO DE FACTURACIÓN

Es obligación para el contribuyente obtener una certificación de sistemas según método de facturación que está usando la empresa.  Dicha certificación debe ser colocada en un lugar visible.   Esta certificación aplica para todo contribuyente, indistintamente si usa factura electrónica o no.

DESINCORPORAR

Si usted o su empresa eran usuarios de equipos fiscales, con dispositivos de comunicación, y ahora usted utiliza el sistema de factura electrónica, es necesario que solicite a la DGI la desincorporación de tales equipos fiscales. No es posible mantener ambos métodos de facturación.    Es importante que usted se asegure que ha cumplido con este paso.

PRE-CUENTAS

Algunos comercios, en especial restaurantes, están entregando a los clientes, el documento conocido como pre-cuenta.    Actualmente existe una resolución de la DGI en donde se sanciona la entrega de la pre-cuenta, como sustituto de la factura o documento equivalente fiscal para acreditar toda operación relativa a la transferencia, venta de bienes y prestación de servicios.

CONTRIBUCIONES POLÍTICAS

Se advierte a las empresas proveedores de bienes y servicios, como a los partidos políticos y candidatos de libre postulación que todo proveedor y toda transacción comercial que conste en los informes de ingresos y gastos, presentados antes el Tribunal Electoral, deberán estar únicamente registrados en el sistema de facturación electrónica de Panamá.

NO SE PODRA FACTURAR A EMPRESAS CON RUC SUSPENDIDOS

Su empresa puede tener el RUC suspendido por varias razones.  Principalmente por el no pago por tres años consecutivos de la Tasa Única o porque su empresa no tiene un agente residente designado entre otras cosas.

En estos casos, cuando un proveedor de servicios que factura a través del método de factura electrónica ingrese el número de RUC en su plataforma, el sistema no permitirá emitir dicha factura, precisamente porque el RUC de la SA está suspendida.

Es probable, además, que esta situación se pueda dar también, con empresas que no tengan actualizado la información de su RUC en la DGI.

DESBALANCE DE REGISTROS CONTABLES Y PAC

Si usted ya utiliza el sistema de facturación electrónica, es sumamente importante que verifique periódicamente que la información que está enviando su PAC (Proveedor Autorizado Calificado) a la DGI coincida con sus registros contables.  Ya se conocen de casos en los cuales por múltiples razones la información que supuestamente se está facturando no llega a la DGI.   Esto obviamente puede causar múltiples problemas al contribuyente.  En especial si meses o años después es que se detecta esta diferencia.  Por tal razón sugerimos verificar todos los meses que la información enviada este conciliada con sus registros contables y en especial el ITBMS.

RENOVACIÓN DE LA FIRMA DIGITAL

La firma digital, para los que usan factura electrónica, solo tiene una vigencia de dos años.   Al vencer este plazo, es muy probable que su PAC no permita facturar o la información no sea enviada a la DGI.   Sugerimos conversar con su PAC e investigar sobre este punto en particular ya que se hará necesario renovar dicha firma digital como le comentamos cada dos años.

FACTURA POR ACTIVIDAD

La factura electrónica se debe emitir por cada transacción realizada.   No es posible acumular varias transacciones para al final de la semana o final del mes, hacerle una factura por el total de diferentes compras a un solo contribuyente.    Por ejemplo, un establecimiento ofrece servicio de carga y el cliente realiza transacciones todas las semanas.    En este caso, no es posible hacer una sola factura al final de la semana que acumule todas las transacciones realizadas durante la semana.

COMPRAS A CONTRIBUYENTES INFORMALES

Las empresas que usan factura electrónica y realizan compras a proveedores informales y estos solo entregan recibos, usted como usuario de la factura electrónica, podrá formalizar estas compras desde la misma plataforma utilizando la opción de compras.

Por ejemplo:  Digamos que el contribuyente es un pequeño restaurante, y compra legumbres a un pequeño productor.   Pues ahora dicha compra que antes estaba solo sustentada a través de un recibo, podrá ser formalizada capturado la información necesaria en dicha plataforma.